«Карта проектов и целей команды»

Это первая колонка Доски задач команды или отдельная доска для фокусировки команды на своих нетиповых проектах и целях. Она помогает команде добиваться полезного результата на горизонте более одного рывка.
Карту проектов и целей используют команды, которые параллельно работают по нескольким направлениям, в каждом из которых предполагается получение нового или нетипового для команды результата. Этот инструмент помогает команде отслеживать прогресс по проектам и брать в работу необходимые шаги даже при параллельной загрузке от текущих недельных задач.
В этой статье можно узнать, как настроить «Карту», чтобы команда работала с нетиповыми проектами. Также важно донастроить Ритм команды — нужно дополнить Недельное планирование по задачам команды ещё несколькими шагами из Недельного планирования по проектам команды (хотя, некоторые команды проводят эти встречи не подряд, а отдельно в разное время).

Это участники взаимодействия, которые ежедневно пересекаются при создании общего результата, имеют общий Ритм (например: Утренние брифинги, Недельное планирование) и Ясную картину (например: Доска задач, Карта проектов и целей).
Участники команды одинаково понимают, зачем нужна их команда, и за что команда отвечает (в этом помогает инструмент Командная синхронизация взаимопонимания).
Кроме обычной команды бывают ещё и другие. Показать пример

Нетиповой проект — это список задач конкретной команды для достижения заранее определённого, но нового или нетипового для команды результата в запланированный срок (от двух недель до года).
Цель команды похожа на командный проект, но отличается тем, что всегда описывает именно саму команду, а не какой-то внешний результат. Другими словами, результат достижения цели команды — это переход команды в новое состояние, например: новый способ взаимодействия команды с кем-либо, новые устойчивые привычки или элементы культуры команды, новое восприятие команды в глазах окружающих, а может быть, и открытые для команды новые возможности.

Каждым конкретным нетиповым проектом может заниматься только одна команда. Это связано с тем, что у каждой команды выстроено своё регулярное взаимодействие, другими словами свой Ритм (Брифингов и Планирования) и своя Ясная картина (Доска задач), а без этого проектом управлять будет очень сложно. Для управления глобальными инициативами между разными командами с разным Ритмом и Ясной картиной используются бизнес-цели организации.
При этом каждая команда может заниматься сразу несколькими проектами одновременно. Это удобно, ведь Ритм и Ясная картина у команды уже настроены.
Для удобства и эффективной работы в командах с нетиповыми проектами важно правильно формировать команды в организации и правильно формулировать сами проекты. В этом помогают два принципа:

1. Команды должны иметь такой состав, чтобы самостоятельно создавать полезный законченный результат (насколько это возможно). В идеальном случае все необходимые специалисты для проекта должны входить в команду и не иметь параллельной загрузки. В реальности так обычно не получается, но об этом позже.
2. Новые проекты лучше формулировать так, чтобы их можно было передавать в уже сложившиеся команды, чтобы не приходилось под новый проект каждый раз создавать новую команду из участников, которые параллельно уже состоят и в других командах, ведь тогда им придётся участвовать ещё в одном Брифинге и ещё в одном Недельном планировании.

Совсем избежать участия сотрудников сразу в нескольких командах обычно не получается, но важно ограничивать количество команд присутствия, чтобы каждый сотрудник был одновременно только в двух командах (например, команда его отдела и проектная команда развития).
Опытные сотрудники могут одновременно входить в три или четыре команды. Но даже с опытными лучше обеспечить возможность для сотрудника полноценно поработать в одной команде несколько недельных рывков, а потом перейти в следующую команду. Договориться об этом переходе можно на Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам.
Для реализации межкомандных инициатив можно использовать доску «Карта бизнес-целей организации». Каждая межкомандная инициатива может включать сразу несколько проектов внутри разных команд.
Такие инициативы (бизнес-цели) ведут не просто к достижению долгосрочного результата деятельности, они переводят организацию или подразделение в новое состояние, например, изменяют принцип взаимодействия с партнёрами, клиентами или сотрудниками, изменяют поведение организации в конкретной сфере деятельности. Эти изменения и называются достижением бизнес-целей.

Кажется, что самое логичное решение — сделать отдельную доску для проектов команды, но на отдельную доску команда будет реже заходить, занимаясь ежедневными задачами на своей основной доске, поэтому многие создают просто отдельную колонку для Карты проектов и целей команды на Доске задач.
Но Карта именно в виде доски будет удобна, если с проектами активно работает не только команда, но и внешние заинтересованные лица. Также Карту в виде доски используют в проектных офисах, когда команда постоянно реализует десятки нетиповых проектов.
Итого, в первую очередь нужно:

1. Выбрать формат Карты проектов и целей команды (отдельная доска или первая колонка на Доске задач команды).
2. Создать отдельную доску или добавить колонку (настроив необходимые права доступа).

В каждом из выбранных видов Карты используется свой способ визуализации стандартного статуса проектов. В отдельной доске — это обычные колонки с карточками (в какой колонке карточка, такой у проекта и статус), а в компактном варианте колонка всего одна, и для визуализации используется атрибут самих карточек, например, заранее созданные теги или пользовательское поле с заранее заданными вариантами значений стандартных статусов проекта.
Сами стандартные статусы проектов обычно выглядят так:

• «В очереди»
• «На паузе»
• «Оценить»
• «Реализовать»
• «Готово»

Команда может использовать и больше стандартных статусов, если они требуются практически в каждом нетиповом проекте. Показать пример
Что нужно сделать на этом этапе:

1. Создать колонки с названиями статусов, если для Карты проектов и целей команды выбран вариант отдельной доски.
2. Добавить теги или пользовательское поле со значениями статусов проекта, если для Карты проектов и целей команды выбран вариант колонки на Доске задач команды.

Реализация проекта — это значительно более сложная деятельность, чем выполнение обычной задачи недельного рывка. Для управления проектами стоит обратиться к специальным методологиям, чтобы обоснованно выявлять риски, прогнозировать потребность в ресурсах, декомпозировать план реализации, но для старта достаточно воспользоваться инструментом «Запуск проекта».
Вот, что для этого нужно:

1. Выбрать из добавленных карточек те проекты, которые в первую очередь нуждаются в подробном описании, то есть подходят под критерии из инструмента «Запуск проекта» (например, повышенные требования и высокие риски).
2. Провести по выбранным карточками встречи с командой, используя Запуск проекта, и заполнить шаблон со вспомогательными вопросами под каждый выбранный проект.
3. Перенести из заполненных шаблонов содержимое разделов «Зачем», «Результат» и «Стадии» в поле описания карточек проектов.
4. Добавить в описание карточек проектов ссылки на заполненные шаблоны — документы с подробной информацией по проекту.

Сама по себе Карта проектов и целей команды не принесёт пользы без применения инструментов закона «Ритм». Речь идёт о Недельном планировании по проектам команды.
Для страта ритма нужно:

1. Изучить инструмент «Недельное планирование по проектам команды» и провести обучение команды.
2. Договориться о времени проведения регулярного планирования (обычно команды стыкуют планирование по проектам с Недельными планированием по задачам команды).
3. Провести несколько встреч по планированию и проанализировать успешность внедрения инструментов на очередной Командной ретроспективе.