❮ К инструментам Ясной картины в базе знаний
Описание инструмента:

«Карта проектов и целей команды»

Инструмент из закона «Ясная картина»
Горизонт: Неделя-Месяц+
Изучить инструмент Переключиться на критерии внедрения

Что такое Карта проектов и целей команды

  • Это первая колонка Доски задач команды или отдельная доска для фокусировки команды на своих нетиповых проектах и целях. Она помогает команде добиваться полезного результата на горизонте более одного рывка.
  • Карту проектов и целей используют команды, которые параллельно работают по нескольким направлениям, в каждом из которых предполагается получение нового или нетипового для команды результата. Этот инструмент помогает команде отслеживать прогресс по проектам и брать в работу необходимые шаги даже при параллельной загрузке от текущих недельных задач.
  • В этой статье можно узнать, как настроить «Карту», чтобы команда работала с нетиповыми проектами. Также важно донастроить Ритм команды — нужно дополнить Недельное планирование по задачам команды ещё несколькими шагами из Недельного планирования по проектам команды (хотя, некоторые команды проводят эти встречи не подряд, а отдельно в разное время).
Пример применения инструмента:

Зачем нужна Карта проектов и целей команды:

чтобы участники команды не терялись в потоке рутины, фокусировались на актуальных шагах по реализации своих проектов и доводили долгосрочные проекты до планового результата в ожидаемый срок;
чтобы все заинтересованные одинаково видели актуальную картину по прогрессу в достижении долгосрочных планов команды;
чтобы команда могла успешно справляться с многозадачностью, когда необходимо параллельно реализовывать несколько проектов, а также выполнять текущие регулярные и нетиповые задачи не из проектов.

Что важно знать про взаимосвязь команд и нетиповых проектов

Простое определение команды

Простое определение нетипового проекта и цели команды

  • Нетиповой проект — это список задач конкретной команды для достижения заранее определённого, но нового или нетипового для команды результата в запланированный срок (от двух недель до года).
  • Цель команды похожа на командный проект, но отличается тем, что всегда описывает именно саму команду, а не какой-то внешний результат. Другими словами, результат достижения цели — это переход команды в новое состояние, например: новый способ взаимодействия команды с кем-либо, новые устойчивые привычки или элементы культуры команды, новое восприятие команды в глазах окружающих.

Как связать нетиповые проекты и команды организации

  • Каждым конкретным нетиповым проектом может заниматься только одна команда. Это связано с тем, что у каждой команды выстроено своё регулярное взаимодействие, другими словами свой Ритм (Брифингов и Планирования) и своя Ясная картина (Доска задач), а без этого проектом управлять будет очень сложно. Для управления глобальными инициативами между разными командами с разным Ритмом и Ясной картиной используются бизнес-цели организации.
  • При этом каждая команда может заниматься сразу несколькими проектами одновременно. Это удобно, ведь Ритм и Ясная картина у команды уже настроены.
  • Для удобства и эффективной работы в командах с нетиповыми проектами важно правильно формировать команды в организации и правильно формулировать сами проекты. В этом помогают два принципа:
  1. Команды должны иметь такой состав, чтобы самостоятельно создавать полезный законченный результат (насколько это возможно). В идеальном случае все необходимые специалисты для проекта должны входить в команду и не иметь параллельной загрузки. В реальности так обычно не получается, но об этом позже.
  2. Новые проекты лучше формулировать так, чтобы их можно было передавать в уже сложившиеся команды, чтобы не приходилось под новый проект каждый раз создавать новую команду из участников, которые параллельно уже состоят и в других командах, ведь тогда им придётся участвовать ещё в одном Брифинге и ещё в одном Недельном планировании.
  • Как создать «сложившиеся команды» в организации, которые смогут брать в работу нетиповые проекты без необходимости формировать новую команду под каждый проект?
  • Пример: можно создать команду внутри каждого отдела организации для решения операционных задач (часто это типовые повторяемые задачи), а ещё создать в организации одну, две или три команды развития для реализации нетиповых проектов разного рода. Тогда каждый сотрудник может входить одновременно в две команды: первая — это команда своего отдела, а вторая — одна из команд развития.

Дополнительные советы

  • Совсем избежать участия сотрудников сразу в нескольких командах обычно не получается, но важно ограничивать количество команд присутствия, чтобы каждый сотрудник был одновременно только в двух командах (например, команда его отдела и проектная команда развития).
  • Опытные сотрудники могут одновременно входить в три или четыре команды. Но даже с опытными лучше обеспечить возможность для сотрудника полноценно поработать в одной команде несколько недельных рывков, а потом перейти в следующую команду. Договориться об этом переходе можно на Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам.
  • Для реализации межкомандных инициатив можно использовать доску «Карта бизнес-целей организации». Каждая межкомандная инициатива может включать сразу несколько проектов внутри разных команд.
  • Такие инициативы (бизнес-цели) ведут не просто к достижению долгосрочного результата деятельности, они переводят организацию или подразделение в новое состояние, например, изменяют принцип взаимодействия с партнёрами, клиентами или сотрудниками, изменяют поведение организации в конкретной сфере деятельности. Эти изменения и называются достижением бизнес-целей.

Как настроить Карту проектов и целей команды

1. Создать колонку или доску

  • Кажется, что самое логичное решение — сделать отдельную доску для проектов команды, но на отдельную доску команда будет реже заходить, занимаясь ежедневными задачами на своей основной доске, поэтому многие создают просто отдельную колонку для Карты проектов и целей команды на Доске задач.
  • Но Карта именно в виде доски будет удобна, если с проектами активно работает не только команда, но и внешние заинтересованные лица. Также Карту в виде доски используют в проектных офисах, когда команда постоянно реализует десятки нетиповых проектов.
  • Итого, в первую очередь нужно:
  1. Выбрать формат Карты проектов и целей команды (отдельная доска или первая колонка на Доске задач команды).
  2. Создать отдельную доску или добавить колонку (настроив необходимые права доступа).

2. Настроить статусы проектов

  • В каждом из выбранных видов Карты используется свой способ визуализации статуса проектов. В отдельной доске — это обычные колонки с карточками (в какой колонке карточка, такой у проекта и статус), а в компактном варианте колонка всего одна, и для визуализации используется атрибут самих карточек, например, заранее созданные теги или пользовательское поле с заранее заданными вариантами значений статусов проекта.
  • Сами статусы проектов обычно выглядят так:
«В очереди»
«На паузе»
«Оценить»
«Реализовать»
«Готово»

  • Что нужно сделать на этом этапе:
  1. Создать колонки с названиями статусов, если для Карты проектов и целей команды выбран вариант отдельной доски.
  2. Добавить теги или пользовательское поле со значениями статусов проекта, если для Карты проектов и целей команды выбран вариант колонки на Доске задач команды.

3. Добавить карточки

  1. Добавить в Карту карточки актуальных проектов, тех, на которые команда и лидер расходуют своё внимание.
  2. Добавить подробное понятное название каждой карточке, например, на основании шаблона из инструмента «Постановка осмысленной задачи», или сформулировать в заголовке карточки лишь лаконичное название и перенести подробное название в описание карточки.
  3. Указать актуальные статусы проектов: перенести карточки в соответствующие колонки (если Карта — это доска) или добавить тег / пользовательское поле с указанием статуса (если Карта — это колонка Доски задач команды).

4. Провести «Запуск проекта»

  • Реализация проекта — это значительно более сложная деятельность, чем выполнение обычной задачи недельного рывка. Для управления проектами стоит обратиться к специальным методологиям, чтобы обоснованно выявлять риски, прогнозировать потребность в ресурсах, декомпозировать план реализации, но для старта достаточно воспользоваться инструментом «Запуск проекта».
  • Вот, что для этого нужно:
  1. Выбрать из добавленных карточек те проекты, которые в первую очередь нуждаются в подробном описании, то есть подходят под критерии из инструмента «Запуск проекта» (например, повышенные требования и высокие риски).
  2. Провести по выбранным карточками встречи с командой, используя Запуск проекта, и заполнить шаблон со вспомогательными вопросами под каждый выбранный проект.
  3. Перенести из заполненных шаблонов содержимое разделов «Зачем», «Результат» и «Стадии» в поле описания карточек проектов.
  4. Добавить в описание карточек проектов ссылки на заполненные шаблоны — документы с подробной информацией по проекту.
  • У нетипового проекта есть и статусы, и стадии — и это разные понятия. Статусы одинаковы для всех нетиповых проектов («В очереди», «На паузе», «Оценить», «Реализовать», «Готово»), они просты и универсальны, помогают проще ориентироваться среди проектов и целей команды в Карте. Статусы задаются тегами / пользовательским полем или колонкой Карты проектов (если Карта — это отдельная доска).
  • А вот стадии нетипового проекта специфичны для каждого отдельного проекта, обычно они формируются при помощи инструмента «Запуск проекта». Стадии перечисляют важные вехи реализации нетипового проекта, то есть они соответствуют статусу «Реализовать». Стадии сохраняются в чек-листе внутри карточки проекта.

5. Стартовать ритм

  1. Изучить инструмент «Недельное планирование по проектам команды» и провести обучение команды.
  2. Договориться о времени проведения регулярного планирования (обычно команды стыкуют планирование по проектам с Недельными планированием по задачам команды).
  3. Провести несколько встреч по планированию и проанализировать успешность внедрения инструментов на очередной Командной ретроспективе.

Связанные страницы с описанием инструментов

107 [Описание] Недельное планирование по проектам команды
112 [Описание] Запуск проекта
203 [Описание] Доска задач команды

Связанные страницы из базы знаний

Два закона, а также команды и проекты в Системной работе
Примеры применения и критерии внедрения законов методологии Системной работы, принципы формирования команды, взаимосвязь команд, проектов и целей, важные понятия
Цифровые сервисы Системной работы: задачи, проекты и цели
Как разобраться и выбрать для команды и всей организации подходящий сервис, который будет вовлекать в работу с досками задач, не сковывать развитие процессов и обеспечивать возможности для роста. Дополнительно инструкции по настройке.