Статья базы знаний

Цифровые сервисы для управления задачами, проектами и целями

Эта статья поможет разобраться, как выбрать для команды и всей организации подходящий сервис, который будет вовлекать в работу с досками задач, не сковывать развитие процессов и обеспечивать возможности для роста (дополнительно: инструкции по настройке)

В каких инструментах Системной работы нужны такие сервисы

203 [Критерии] Доска задач команды

204 [Критерии] Карта проектов и целей команды

205 [Критерии] Конвейер команды

221 [Критерии] Межкомандная доска недельных приоритетов

222 [Критерии] Карта бизнес-целей организации

Какие функции должны быть реализованы в цифровом сервисе для управления задачами, проектами и целями

Редактирование названий и состава колонок доски задач, создание нескольких досок с разной структурой, чтобы адаптировать сервис под методологию Системной работы.
Подробное описание и комментирование в карточках задач с выделением ссылок, указание атрибутов карточек (теги, сроки, ответственные), чек-листы в карточках задач, чтобы команды могли полноценно перести на доски своб работу с задачами.
Фильтрация карточек задач по тексту и атрибутам на доске задач, поиск карточек по всем доскам задач, чтобы создать уверенность в том, что карточки на месте.
Дочерние связи между карточками задач на одной доске и на разных досках, чтобы работать с проектами и целями в базовом варианте.
Массовые операции над карточками задач одной доски, чтобы адаптироваться под изменения процессов.
Выполнение автоматических действий над карточками при наступлении событий на доске, чтобы сократить рутинные операции.
Режим сбора всех собственных карточек со всех досок задач в отдельном интерфейсе сервиса, чтобы избежать возражений из-за необходимости работать на нескольких досках.
Гостевой доступ к карточке задачи по ссылке без аккаунта в сервисе, чтобы показывать внешнему или внутреннему заказчику статус и прогресс по его запросу или проекту.

Моментальное и стабильное обновление порядка следования карточек в колонках онлайн досок задач при одновременном открытии доски разными пользователями.
Единая история действий всех пользователей на конкретной доске, чтобы быстро находить ошибочно перемещённые начинающими пользователями карточки.
История всех изменений карточки внутри её формы редактирования, чтобы исключить ошибки при совместной работе.
Горизонтальные дорожки задач на доске с вертикальными колонками, чтобы визуально выделять подкоманды или внезапные задачи.
Визуальное выделение дочерних карточек на доске задач при выборе их родительской карточки.
Визуализация ограничений максимального количества карточек в колонках и дорожках для фокусировки команды на доработке текущих задач до переключения на будущие, чтобы не утонуть в потоке задач.
Шаблоны карточек задач с предзаполненным текстовым описанием и набором чек-листов с пунктами, чтобы визуализировать работу по Конвейеру (по типовому бизнес-процессу).
Автоматические регулярные задачи с типовыми чек-листами, чтобы удобно совмещать нетиповые задачи рывковой доски и повторяющиеся типовые задачи (которые уже содержат встроенную инструкцию из чек-листов).
Пользовательские поля внутри карточек (в том числе с возможностью выбора из списка вариантов), чтобы адаптировать сервис под процессы организации.
Режим компактного отображения отдельных колонок доски задач в виде списка, чтобы хранить на доске историю задач или приоритетов.
Полностью настраиваемый фасад карточки задачи на конкретной доске, чтобы добиться баланса: максимум информации на карточке / максимальное количество карточек на экране.
Расположение нескольких досок на одном пространстве, чтобы наглядно видеть связи между разными уровнями, например: проекты и задачи, или бизнес-цели и проекты.
Совместное голосование за приоритет и совместная оценка прогресса достижения внутри карточки, чтобы проводить синхронизацию по бизнес-целям организации.
Внесение в РосРеестр программного обеспечения, чтобы упростить закупку в организации.
Возможность установки на внутренние сервера организации, чтобы упростить согласование со службой информационной безопасности.

Добавление на доску задач сразу группы пользователей, а не по одиночке, чтобы добавлять доски для уже существующих команд.
Настраиваемый набор типов карточек, например: задача рывка, повторяемая задача, недельный приоритет, проект команды, бизнес-цель организации. У карточки каждого типа свой необходимый набор полей для наглядной фокусировки и взаимодействия команд.
Визуальная блокировка задач, чтобы фокусировать внимание на том, что мешает доделать результат.
Автоматические типовые чек-листы в колонках доски под конкретный тип карточки для гарантии выполнения обязательных действий на каждом шаге Конвейера (типового бизнес-процесса).
Проведение совещаний в документе с одновременным редактированием текста прямо внутри сервиса без перехода в дополнительные цифровые сервисы.
Чек-листы в карточках задач с указанием сроков и ответственных для каждого отдельного пункта.
Форма ввода для автоматического создания карточки даже без доступа к самой доске, чтобы отправлять обращения в сервисные службы компании, не погружаясь в их процесс работы.
Копирование доски задач со всеми карточками задач, чтобы создавать учебные стенды.
Механизмы отчётов для анализа скорости прохождения карточек по колонкам доски, чтобы опираться на конкретные данные при развитии процессов команды и организации.

Примеры интерфейса

Битрикс24 (Граф.Трекер)

Кайтен

Yougile

Кайтен

Битрикс24 (Граф.Трекер)

(Черновик) Сравнение популярных сервисов

Битрикс24 (Граф.Трекер)

Плюсы

Народное решение
Доступный безлимитный тариф в облаке
Богатый функционал для малого бизнеса в коробке (CRM, сайты, документы с одновременным редактированием)
Низкая стоимость, расширенный функционал для ведения внутреннего корпоративного портала и автоматизации службы продаж компании

Минусы

Функционал управления задачами и проектами всегда будет второстепенным для разработчиков, потому что продукт очень велик.
Интерфейс перегружен и имеет «шероховатости» при работе с карточками на досках задач, эти шероховатости интерфейса, требуют высокой мотивации и лояльности команды для использования этого сервиса (например: выключенная по-умолчанию ручная сортировка карточек, отстающее обновление карточек на доске при совместной работе, необходимость делать множественность кликов в интерфейсе, наслаивающиеся модальные окна, непривычная терминология в наименовании досок-групп-проектов).
Есть ограничения возможностей (нет горизонтальных дорожек в базовой версии, нет WIP лимита, нет пользовательских полей со списками выбора).

Кайтен

Плюсы

Специально разрабатывался для одновременного взаимодействия многих команд организации. Он рассчитан на то, что сотрудники работают сразу в нескольких проектах, и всё вокруг постоянно меняется.
Включает всё, что нужно для гибкого управления командами, проектами, процессами и целями в современной организации, вероятно, это лучший продукт для Системной работы по функционалу и продуманности интерфейса.
Есть инструкция по настройке под методологию Системной работы.

Минусы

Высокая стоимость полноценного тарифа, нет функционала иерархии задач в начальном тарифе.
Случались перебои в работе облачного сервиса из-за быстрого роста количества пользователей.

Yougile

Плюсы

Возможно, самый наглядный и удобный интерфейс пользователя по сравнению с аналогами, простая настройка, есть необходимый функционал.

Минусы
На конец 2024-го года слабая система отчётов.

ПланФикс

Плюсы

Есть конфигурация от экспертов-ценителей специально под некоторые инструменты Системной работы.

Минусы

Основной сущностью модели данных является не доска, а список задач, эти списки можно гибко настраивать, объединяя в доски списков (но это не совсем доски задач). Такая гибкость может рождать ограничения по скорости настройки под нужный инструмент Системной работы и требует опыта в конфигурировании.

YouTrack

Плюсы

Хорошо подходит для тех, кто самостоятельно разобрался в глубине возможностей и искренне полюбил гибкость настройки процессов.

Минусы

Может показаться странным решением для команд, которые только начинают свой путь в Системной работе.

Trello

Плюсы

Заслуживает благодарность как пионер в сфере удобных досок задач.

Минусы

Сейчас неприменим из-за выбранной модели расширения функционала и политики по отношению к пользователям, имеет более развитые и удобные аналоги.

Jira

Плюсы

Подходит для тех, кто не имеет другого выбора из-за проведённой в организации закупки бессрочной лицензии для использования на внутренних серверах.

Минусы

Адаптирован для команд разработчиков ПО, менее универсален, чем развитые аналоги.

Holst.so, Miro

Плюсы

Важно понимать, что в первую очередь это инструменты для проведения сессий внутри команды и между командами, они помогают упрощённо визуализировать слабоструктурированные данные, но эти сервисы также имеют функционал имитации работы с доской задач.

Минусы

Функционал имитации работы с доской задач не включает даже базовых функций, это может подойти, если участники взаимодействия имеют меньше 30 задач на всех и постоянно обсуждают графические схемы, при этом работают автономно и пересекаются реже одного раза в неделю, или участвуют в кратком проекте (1-4 недели) и нуждаются в упрощённом инструменте.

Связанные страницы

Цифровые сервисы Системной работы: документы с одновременным редактированием

Как разобраться и выбрать для команды и всей организации подходящий сервис для совместной работы на встречах, чтобы с пользой выполнять закон Ясной картины: наглядно формулировать и единообразно понимать договорённости.