«Доска задач команды»

Название любой задачи участникам команды и другим заинтересованным должно быть понятно в общих чертах без дополнительного контекста уже при первом прочтении. Для этого заголовок любой карточки должен соответствовать простому правилу: начинаться с глагола совершенного вида и содержать минимум 5 слов, не считая частиц и предлогов. Это важно, чтобы выполнялся один из двух законов Системной работы — «Ясная картина».
Но даже самого понятного заголовка карточки может быть недостаточно, чтобы команда могла взять задачу в работу и выполнить её с нужным результатом за недельный рывок. Поэтому при подготовке описания задач полезно применять рекомендации из инструмента «Постановка осмысленной задачи» (указывать, зачем эта задача нужна и как должен выглядеть результат ее выполнения). Это особенно важно, если автор задачи не сможет на Недельном планировании детально ответить на все вопросы команды по актуальным задачам.

Задачи при добавлении на Доску стоит сразу формулировать так, чтобы каждую можно было успеть выполнить за неделю, но если задача окажется сложнее, на Недельном планировании это станет понятно, и задачу можно будет разделить на части. Если при формулировании задачи сразу очевидно, что за неделю с ней не справиться, то стоит добавить карточку не в колонку «Единый список задач», а в Карту проектов и целей команды.

Внезапно возникшую в ходе недельного рывка задачу можно записать сразу в колонку «Рывок на неделю». Нужно предупредить исполнителя на очередном Утреннем брифинге о внеплановой задаче посмотреть на загрузку от других задач недельного рывка и, возможно, отказаться от какой-то задачи, которая раньше была на рывок запланирована.
Важно помнить, что такие внезапные задачи разрушают Ритм работы команды, и полезно развивать навык выявлять задачи на рывок заранее. Если внезапные срочные задачи приходят извне, то стоит попробовать два приёма:

• выстроить ритм встреч с источниками задач, чтобы выгружать задачи заранее, ещё до того момента, когда они внезапно сформулируются;
• проанализировать среднее количество внезапных задач в неделю и выделить для них буфер на недельном рывке команды (удобно выделять для внезапных задач горизонтальную дорожку в таких сервисах, как Кайтен).

Два тезиса, которые важно понимать про такие задачи:

• они должны быть сформулированы так, чтобы их выполнял один исполнитель, а не вся команда (иначе стоит использовать инструмент Конвейер команды);
• они имеют инструкцию с типовыми шагами, для подготовки которой можно использовать инструмент «Подготовка инструкции по типовой задаче».

Типовые повторяющиеся задачи удобно вместе с остальными задачами сохранять в виде карточек на Доске, включать в Рывок на неделю, переносить в Сегодня в работе, а затем в Готово. Но важно использовать для них шаблон карточки, в котором заранее подготовлен чек-лист с типовыми шагами для исполнителя задачи.
В качестве шаблона можно использовать эталонную карточку в специальной колонке шаблонов или встроенный в цифровой сервис инструментарий управления шаблонами карточек (когда в настройках доски однажды создаётся карточка шаблон, а потом карточки типовых задач создаются по этому шаблону).
Также большинство цифровых сервисов позволяют автоматически с заданным интервалом времени создавать карточки задач по шаблону с чек-листом. Можно настроить, чтобы такие карточки появлялись в колонке «Рывок на неделю» и сразу имели нужного исполнителя.

Если кратко: чек-лист удобен для шагов одного исполнителя и в рамках одного рывка, а карточки подзадач для разных исполнителей или в рамках разных рывков.
Чек-лист — это перечень специфичных шагов, который расположен именно внутри конкретной карточки на Доске задач. Чек-лист удобно использовать для описания шагов одного исполнителя для выполнения конкретной задачи в рамках недельного рывка.
Если элементы какой-то комплексной задачи могут выйти за пределы недельного рывка, если у них могут быть свои отдельные исполнители и своя история выполнения в комментариях, то стоит такую комплексную задачу перенести в Карту проектов и целей команды (обычно это первая колонка Доски задач). Элементы этой комплексной задачи (уже проекта) стоит сделать карточками подзадач и пропускать их через недельные рывки команды, как и все остальные задачи команды.
Хотя цифровые сервисы обычно позволяют задавать отдельного исполнителя и срок выполнения для каждого пункта чек-листа, это не всегда удобно, ведь приходится следить за прогрессом выполнения элементов комплексной задачи сразу от нескольких исполнителей не через взгляд на доску, а через погружение в конкретную карточку недельного рывка.
Ещё использование подзадач помогает наглядно связывать задачи между Досками разных команд. Например:

1. Участник в команде А взял себе на недельный рывок важную задачу «Подготовить решение…», но для её выполнения он должен сначала получить технические условия от коллеги из команды Б.
2. Тогда наш первый участник создаёт для коллеги карточку с подзадачей от своей исходной карточки.
3. Подзадачу он формулирует в контексте понятном для коллеги: не «Подготовить решение…», а «Сформулировать технические условия для подготовки решения…».
4. Эту карточку подзадачи наш первый участник переносит на Доску задач команды своего коллеги и просит его взять задачу на ближайший рывок.
5. Теперь первый участник сможет легко увидеть прогресс по подзадаче второго участника, ведь в карточке исходной задачи автоматически появляется ссылка на карточку подзадачи.