МЕНЮ
Описание инструмента:
«Недельное планирование по проектам команды»
Инструмент из закона «Ритм»
Горизонт: Неделя
Горизонт: Неделя
Что такое Недельное планирование по проектам команды
Это регулярная встреча команды и лидера, а также других заинтересованных участников проектной работы (часто проводится в онлайн формате). Опирается на Карту проектов и целей команды, где заранее обновлены карточки (добавлены комментарии по актуальному статусу, отмечены прошедшие стадии в чек-листе).
Зачем нужно регулярно проводить эту встречу:
- чтобы гарантировать регулярное обновление Карты проектов и целей команды по приоритетам и статусам;
- чтобы обеспечивать своевременно включение необходимых шагов из нетиповых проектов в план команды на очередной недельный рывок;
- чтобы участники команды и заинтересованные лица своевременно обменивались информацией для планового продвижения нетиповых проектов к ожидаемому итоговому результату.
Многие команды проводят своё Недельное планирование по проектам сразу после Недельного планирования по задачам команды, то есть после прохода по колонкам Доски задач проходят ещё и по проектам из Карты проектов и целей команды. Особенно, когда проектов у команды немного.
Это связано с тем, что для реализации своих проектов команда должна регулярно брать из них небольшие шаги на свой недельный рывок, а на недельном рывке обычно есть и текущие задачи не из проектов — и те, и другие задачи полезно рассмотреть сразу вместе, чтобы сбалансировать загрузку команды на неделю.
Но бывает и другая ситуация, например, у команд проектных офисов. Там проекты — основная деятельность команды, и в Планировании по проектам должны участвовать сразу несколько внешних заинтересованных лиц не из команды. Тогда команда проводит Планирование по проектам отдельно с заинтересованными лицами, а уже потом своё Недельное планирование по задачам.
Это связано с тем, что для реализации своих проектов команда должна регулярно брать из них небольшие шаги на свой недельный рывок, а на недельном рывке обычно есть и текущие задачи не из проектов — и те, и другие задачи полезно рассмотреть сразу вместе, чтобы сбалансировать загрузку команды на неделю.
Но бывает и другая ситуация, например, у команд проектных офисов. Там проекты — основная деятельность команды, и в Планировании по проектам должны участвовать сразу несколько внешних заинтересованных лиц не из команды. Тогда команда проводит Планирование по проектам отдельно с заинтересованными лицами, а уже потом своё Недельное планирование по задачам.
Алгоритм недельного планирования по проектам и целям команды
1. Стартовать планирование
На старте планирования координатор системной работы (или лидер, временно исполняющий его роль) выполняет три простых шага:
- Напомнить участникам, зачем нужно регулярно проводить планирование по проектам и целям команды.
- Открыть вместе с участниками Карту проектов и целей команды в цифровом сервисе (в зависимости от выбранного вида Карта может быть доской или колонкой), объяснить при необходимости новым участникам её особенности. Подробнее
- Напомнить участникам, как нужно готовиться к этой встрече. Подробнее
2. Пройти по карточкам
Пройти по карточкам — другими словами, разобраться вместе с участниками в состоянии каждой карточки, то есть каждого нетипового проекта или цели команды.
Начинать нужно с тех карточек, работа над которыми ближе всего к завершению. Это нужно, чтобы не накапливать «складские издержки» (незавершённую работу, на которую уже были потрачены силы, а ценность ещё не получена).
Основную роль в планировании играют сами участники (они фокусируются и обмениваются обратной связью), координатор помогает всем провести планирование с пользой (опираясь на эту инструкцию), а ключевой лидер даёт обратную связь и наставления.
При проходе по каждой карточке участник, ответственный за нетиповой проект или цель команды выполняет шаги:
Начинать нужно с тех карточек, работа над которыми ближе всего к завершению. Это нужно, чтобы не накапливать «складские издержки» (незавершённую работу, на которую уже были потрачены силы, а ценность ещё не получена).
Основную роль в планировании играют сами участники (они фокусируются и обмениваются обратной связью), координатор помогает всем провести планирование с пользой (опираясь на эту инструкцию), а ключевой лидер даёт обратную связь и наставления.
При проходе по каждой карточке участник, ответственный за нетиповой проект или цель команды выполняет шаги:
- Прочитать вслух название своей карточки сразу после окончания разбора предыдущей карточки.
- Донести до остальных участников текущий статус проекта (или цели) команды. Подробнее
- Назвать необходимые следующие шаги на предстоящий недельный рывок, чтобы продвинуть проект (или цель) к своей следующей стадии реализации. Подробнее
- Убедиться в своевременном продвижении проекта (или цели) к ожидаемому итоговому результату. Подробнее
- Зафиксировать все сформулированные шаги по проекту в карточках подзадач на Доске задач команды в колонке «Единый список» (если это ещё не сделано), связать карточки подзадач с карточкой самого проекта в Карте проектов и целей команды (если это не произошло автоматически).
- Перенести самые актуальные карточки подзадач проекта в колонку недельного рывка на Доске задач команды, учитывая нагрузку и от других задач предстоящего рывка.
3. Сформулировать недельные приоритеты
После прохода по всем карточкам Карты проектов и целей лидер и команда выполняют завершающие шаги:
- Сформулировать недельные приоритеты, касающиеся планируемых достижений по проектам и целям команды. Подробнее
- Добавить получившиеся формулировки в карточки приоритетов на предстоящий рывок на Межкомандной доске недельных приоритетов, чтобы в течение недельного рывка легко фокусироваться на планируемых достижениях (если Межкомандная доска недельных приоритетов ещё не внедрена, можно использовать специально выделенную карточку вверху первой колонки Доски задач команды).
Важно помнить, что недельных приоритета у лидера и его команды может быть максимум четыре (это включая приоритеты и по текущим задачам рывка не из проектов), то есть в недельных приоритетах важно отражать самые важные для остальных команд планы.
Для лаконичности бывает полезно вычленить суть ожидаемых достижений сразу по нескольким направлениям и записать в один недельный приоритет, например: «Завершить оценку проектов Альфа и Бетта, адаптировать тот же подход для оценки проекта Гамма».
Для лаконичности бывает полезно вычленить суть ожидаемых достижений сразу по нескольким направлениям и записать в один недельный приоритет, например: «Завершить оценку проектов Альфа и Бетта, адаптировать тот же подход для оценки проекта Гамма».
Связанные страницы с описанием инструментов
Связанные страницы из базы знаний
Два закона, а также команды и проекты в Системной работе
Примеры применения и критерии внедрения законов методологии Системной работы, принципы формирования команды, взаимосвязь команд, проектов и целей, важные понятия
Цифровые сервисы Системной работы: задачи, проекты и цели
Как разобраться и выбрать для команды и всей организации подходящий сервис, который будет вовлекать в работу с досками задач, не сковывать развитие процессов и обеспечивать возможности для роста. Дополнительно инструкции по настройке.