«Недельное планирование по проектам команды»

Инструмент из закона «Ритм»
Горизонт: Неделя

Изучить инструмент Переключиться на критерии внедрения

Зачем нужно регулярно проводить эту встречу:

чтобы гарантировать регулярное обновление Карты проектов и целей команды по приоритетам и статусам;
чтобы обеспечивать своевременно включение необходимых шагов из нетиповых проектов в план команды на очередной недельный рывок;
чтобы участники команды и заинтересованные лица своевременно обменивались информацией для планового продвижения нетиповых проектов к ожидаемому итоговому результату.

Алгоритм недельного планирования по проектам и целям команды

1. Стартовать планирование

На старте планирования координатор системной работы (или лидер, временно выполняющий его роль) выполняет три простых шага:

Напомнить участникам, зачем нужно регулярно проводить планирование по проектам и целям команды.
Открыть вместе с участниками Карту проектов и целей команды в цифровом сервисе (в зависимости от выбранного вида Карта может быть доской или колонкой), объяснить при необходимости новым участникам её особенности. Подробнее
Напомнить участникам, как нужно готовиться к этой встрече. Подробнее

2. Пройти по карточкам

Пройти по карточкам — другими словами, разобраться вместе с участниками в состоянии каждой карточки, то есть каждого нетипового проекта или цели команды.
Начинать нужно с тех карточек, работа над которыми ближе всего к завершению. Это нужно, чтобы не накапливать «складские издержки» (незавершённую работу, на которую уже были потрачены силы, а ценность ещё не получена).
Основную роль в планировании играют сами участники (они фокусируются и обмениваются обратной связью), координатор помогает всем провести планирование с пользой (опираясь на эту инструкцию), а ключевой лидер даёт обратную связь и наставления.
При проходе по каждой карточке участник, ответственный за нетиповой проект или цель команды выполняет шаги:

Прочитать вслух название своей карточки сразу после окончания разбора предыдущей карточки.
Донести до остальных участников текущий статус проекта (или цели) команды. А именно:
какой удалось получить промежуточный результат за прошедший недельный рывок;
какие важные изменения произошли;
какие подзадачи были выполнены;
какие промежуточные стадии реализации пройдены;
какие появились блокирующие задачи (без выполнения которых невозможно двигаться дальше);
если проект в статусе «На паузе», достаточно коротко напомнить, когда и как планируется продолжить реализацию, если после этого напоминания участники предоставят новую информацию о статусе проекта, то нужно принять решение — стоит ли возобновить работу над проектом.
Назвать необходимые следующие шаги на предстоящий недельный рывок, чтобы продвинуть проект (или цель) к своей следующей стадии реализации. Подробнее
Убедиться в своевременном продвижении проекта (или цели) к ожидаемому итоговому результату. А именно:
проанализировать, насколько проект далёк от ожидаемого итогового результата с учётом новой актуальной информации по проекту;
проверить (при необходимости) состояние рисков проекта (например, в подробном описании проекта по шаблону «Запуск проекта»);
определить (при необходимости) серию дальнейших шагов за пределами предстоящего недельного рывка для оптимальной реализации проекта;
внести (при необходимости) правки в чек-лист с перечнем промежуточных стадий в карточке проекта.
Зафиксировать все сформулированные шаги по проекту в карточках подзадач на Доске задач команды в колонке «Единый список» (если это ещё не сделано), связать карточки подзадач с карточкой самого проекта в Карте проектов и целей команды (если это не произошло автоматически).
Перенести самые актуальные карточки подзадач проекта в колонку недельного рывка на Доске задач команды, учитывая нагрузку и от других задач предстоящего рывка.

3. Сформулировать недельные приоритеты

После прохода по всем карточкам Карты проектов и целей лидер и команда выполняют завершающие шаги:

Сформулировать недельные приоритеты, касающиеся планируемых достижений по проектам и целям команды. Подробнее
Добавить получившиеся формулировки в карточки приоритетов на предстоящий рывок на Межкомандной доске недельных приоритетов, чтобы в течение недельного рывка легко фокусироваться на планируемых достижениях (если Межкомандная доска недельных приоритетов ещё не внедрена, можно использовать специально выделенную карточку вверху первой колонки Доски задач команды).

Важно помнить, что недельных приоритета у лидера и его команды может быть максимум четыре (это включая приоритеты и по текущим задачам рывка не из проектов), то есть в недельных приоритетах важно отражать самые важные для остальных команд планы.
Для лаконичности бывает полезно вычленить суть ожидаемых достижений сразу по нескольким направлениям и записать в один недельный приоритет, например: «Завершить оценку проектов Альфа и Бетта, адаптировать тот же подход для оценки проекта Гамма».

Связанные страницы с описанием инструментов

105 [Описание] Поддержка координатора команды

106 [Описание] Недельное планирование по задачам команды

112 [Описание] Запуск проекта

204 [Описание] Карта проектов и целей команды

Связанные страницы из базы знаний

Два закона, а также команды и проекты в Системной работе

Примеры применения и критерии внедрения законов методологии Системной работы, принципы формирования команды, взаимосвязь команд, проектов и целей, важные понятия

Цифровые сервисы Системной работы: задачи, проекты и цели

Как разобраться и выбрать для команды и всей организации подходящий сервис, который будет вовлекать в работу с досками задач, не сковывать развитие процессов и обеспечивать возможности для роста. Дополнительно инструкции по настройке.