Инструмент внедрён, если при запуске в работу одного нового проекта или комплексной задачи заполнен шаблон и при этом:
Новый запускаемый проект или комплексная задача соответствует условиям (минимум три из шести):
требования к ресурсам выше обычных для команды;
планируемый срок реализации более месяца;
нет возможности откладывать детализацию работ;
существует множество заинтересованных лиц, влияющих на ход работы и на результат;
есть высокая неопределённость в способе реализации;
присутствуют риски, выходящие за рамки типовых для команды.
Совместные мозговые штурмы по проекту проводятся с помощью инструмента «Документы с одновременным редактированием», там же формируются договорённости по проекту, чтобы все заинтересованные одинаково их понимали и могли быстро найти.
Удобно использовать уже готовый шаблон из описания этого инструмента, он содержит специально подобранные вопросы для быстрого снятия неопределённости при запуске нового проекта.
⊛ Участники команды вместе отвечают на вопросы (из шаблона) на встрече по запуску проекта, записывая ответы сразу в общем документе.