«Утренний брифинг команды»

Участники команды обмениваются ответами на три основных вопроса:

1. Сделал — «Что сделал за прошедший рабочий день?»
2. Планирую — «Что планирую сделать за новый день?»
3. Мешает — «Что мне мешает реализовать приоритеты недельного рывка?»

Все ответы должны быть понятны для остальных участников команды и коротко описывать ожидаемый или полученный результат. Для этого удобно использовать инструмент «Постановка осмысленной задачи».
В Утреннем брифинге участвуют именно те сотрудники, которые взаимодействуют друг с другом при решении своих задач каждый день (то есть все участники одной команды), а также представители других команд, которым в этот день нужно согласовать оперативные приоритеты с этой командой.
Для развития личности и повышения осознанности участников команды (а также в учебных брифингах в рамках образовательных программ) можно к трём стандартным вопросам добавить четвёртый, например: Благодарность дня, Впечатление дня, Открытие дня или Радость дня. Важно быть готовым к тому, что при ежедневном формулировании ответа на такой вопрос рост осознанности отдельных участников команды может оказаться неожиданно быстрым.

Ценность брифинга — помочь каждому участнику команды сфокусироваться на своих актуальных задачах, это часто бывает необходимо в условиях многозадачности. В процессе фокусировки на брифинге участники понимают приоритеты друг друга и вместе подстраивают их, а это необходимо в условиях неопределённости. Получается, что брифинг нужен персонально каждому участнику и в целом всей команде — это не отчёт лидеру о результатах и планах.

На поиск решения каждого возникающего по ходу встречи нового вопроса команда тратит не более минуты.
А если поиск решения затянулся, координатор системной работы команды (или лидер, временно выполняющий его роль) выполняет три простых шага:

1. Просит остановить обсуждение.
2. Предлагает прямо сейчас выбрать для проведения встречи конкретное время и необходимых участников.
3. Просит записать тему, время встречи и участников в доступном для всей команды месте (например, в календаре или в чате команды).

Для проведения таких отдельных встреч удобно использовать инструмент «Прозрачное совещание».

При выполнении задач участники команды передвигают свои карточки на Доске задач слева направо, но при обновлении доски перед брифингом стоит проходить по колонкам в обратном порядке — справа налево. Это поможет сфокусироваться на уже достигнутом результате и не накопить в колонках незавершённые задачи.
Вот, простая схема обновления Доски задач команды для каждого участника:

1. Перенести карточки готовых задач наверх колонки «Готово».
2. Перенести карточки приоритетных задач сверху колонки «Рывок на неделю» в колонку «Сегодня в работе».
3. Поднять выше карточки приоритетных задач в колонке «Сегодня в работе», чтобы уделить им внимание в первую очередь и выполнить в течение дня.

До начала Брифинга каждый участник отправляет в чат команды свои ответы на вопросы брифинга, чтобы заранее сфокусироваться и ускорить предстоящую встречу. Все ответы должны быть понятны для остальных участников команды и коротко описывать ожидаемый или полученный результат. Для этого удобно использовать инструмент «Постановка осмысленной задачи».
При выборе планируемых на день задач стоит опираться на ещё незавершённые задачи из колонки «Сегодня в работе», а новые задачи брать из колонки «Рывок на неделю» с Доски задач команды.
Все ответы нужно отправлять в одном сообщении, но визуально их разделять, например, пустой строкой, тогда ответы не будут смешиваться, будет удобно читать ответы друг друга, и у команды будет формироваться доверие к такому способу фокусировки (для пустой строки обычно нужно два раза нажать Shift+Enter).
Основной принцип при формулировании ответов — нужно чётко сфокусироваться на своих задачах:

1. Не нужно много мелких деталей, если это не поможет самому участнику команды уловить ключевую суть и ценность своих задач на день.
2. Не стоит давать короткие односложные ответы, если из них сразу не видна ценность для команды.
3. В блоке Мешает не стоит использовать слова: «Мне не хватает времени». Нехватка времени — обычно следствие сбоя приоритетов, переоценки своих сил на планировании или падения продуктивности. Важно честно отвечать себе, что на самом деле мешает выполнять задачи рывка, и стараться делиться этим с командой. Это ценное упражнение для саморазвития.

Первое время отправка ответов в чат может показать лишней — зачем дублировать, если всё равно на встрече всё проговорим. Практика показывает, что без отправки текста участникам команды часто не удаётся точно сфокусироваться на своих актуальных задачах — пропадает главная польза брифинга. К тому же без текста голосовой брифинг затягивается и становится скучным.
Удобно записывать свои ответы заранее при окончании рабочего дня, предшествующего брифингу, чтобы психологически закрыть прошедший день — некоторые команды считают завершением своего рабочего дня именно отправку ответов на вопросы брифинга в чат команды.

Голосовой брифинг команды проводится каждый рабочий день в одно и то же время в течение 10−15 минут и опирается на текстовые ответы из чата команды. Желательно проводить брифинг до 10:30 утра, чтобы эта встреча помогала команде «проснуться» — включиться в продуктивную работу. Можно ли проводить брифинг вечером? Есть команды, которым это удобно из-за различия часовых поясов среди участников и наличия ночных смен. Но важно помнить, что брифинг — это отличный способ поднять уровень энергии в команде, и этот импульс удобно использовать на старте нового дня.
Если у кого-то в команде нет возможности принять участие в голосовом брифинге — очень важно предупредить об этом после своих ответов текстом в чате команды. Если нет возможности даже осмысленно сформулировать свои ответы в чате — нужно заранее в чате сообщить об этом команде, иначе в скором времени у всех начнёт пропадать доверие к инструментам Системной работы.
Чтобы добиться лёгкости в проведении брифинга можно использовать вот такие приёмы:

• проводить брифинг удобно в онлайн формате, чтобы не тратить время на сбор всех участников, чтобы каждый за своим рабочим местом мог видеть чат с ответами и обновлять при необходимости доску задач и календарь; ещё онлайн формат помогает вовлекать в фокусировку тех участников, которые во время брифинга находятся в дороге или в командировке;
• чтобы избежать пауз в обсуждении, можно отвечать в том же порядке, как были отправлены в чате команды предварительные сообщения с ответами — каждый знает, когда настаёт его очередь говорить;
• давать краткую обратную связь и задавать уточняющие вопросы по ответам участника стоит только после окончания его рассказа, иначе участник будет сбиваться, команда станет отвлекаться на микроменеджмент, а брифинг будет затягиваться.

Самое главное — брифинг дарит команде удовольствие и радость от осознания уже сделанного. Человек так устроен: мы радуемся созиданию и своему вкладу в общий результат. Ещё брифинг приносит приятное ощущение стабильности, благодаря чёткому пониманию приоритетов на день. А если ни какой радости от брифинга не чувствуется, то это повод переосмыслить на Командной ретроспективе подход команды к брифингу. В этом помогут принципы из описания инструмента.