К базе знаний
Статья базы знаний

Как договариваться об ответственности при помощи ролей

В этой статьей описано понятие роли участника команды или организации, а также инструмент «Кодекс роли» — он поможет договориваться о полномочиях и фокусироваться на своей ответственности даже без детального описания регламентов

Что такое роль участника команды или организации

Какое понятие лучше: «должность» сотрудника или «роль»?

В самом простом понимании роль можно приравнять к должности сотрудника. Оба понятия описывают ожидаемое поведение человека для обеспечения полезного результата. Но в современном мире многозадачности и неопределённости очень полезно опереться на различия этих понятий, например:

Первое различие (делать/отвечать):

  • должность — что конкретно сотрудник должен делать, чтобы обеспечивать полезный результат;
  • роль — за что именно отвечает участник команды или организации, за создание какого полезного результата или за поддержание какого состояния. Ещё роль обязательно имеет назначение — это ответ на вопрос, зачем она нужна в организации или команде;
Получается, что понятие «роль» должно помогать человеку становиться более осознанным, ведь мыслить нужно не набором обязательных дел, а своей ответственностью в рамках роли, и при этом можно влиять на выбор конкретных дел для достижения полезного результата. Конечно, осознанность повышает и осознание причины своего существования в организации или команде — правильная формулировка ответа на вопрос «зачем нужна ваша роль» поможет сократить силы на продумывание обширных и детальных стандартов работы.

Второе различие (статичная/динамичная):

  • должность у сотрудника обычно одна, а ролей часто несколько;
  • должность статична, сотрудник редко переходит из должности в должность, описание дожности тоже редко изменяется, а роли часто обновляются под потребности организации и команды;
  • ролями можно обмениваться в соответствии с ситуацией, но с внимательным отношением к сохранению ответственности каждой роли.
Использование ролей помогает команде и организации проще адаптироваться под изменяющиеся условия среды, это больше подходит для высокой неопределённости и многрозадачности.
Ещё роли можно использовтаь как «супермаркет мотивации» сотрудников. Например: каждая роль имеет свою фиксированную оплату, участники команды набирают себе роли в соответствии со своими текущими возможностями и своими ожиданиями, получая суммарную оплату за все свои роли. При этом можно отказаться от KPI, мотивацией будет сам факт возможности продолжать быть в конкретной роли, нести ответственность по каждой роли, приносить соответствующую ценность и получать оплату за эту конкретную роль. А если сейчас у участника команды не получается соответствовать роли, то можно и нужно без конфликтов передать роль другому или развить своё мастерство.

Третье различие (иерархия/инициативность):

  • «должность» часто опирается на согласование своих решений с вышестоящей должностью;
  • а «роль» воспринимает себя как элемент сразу всей системы с конкретным назначением в этой системе, поэтому «роль» не ждёт указания сверху, а проявляет инициативу, чтобы найти решение вместе с вовлечёнными в конкретную ситуацию коллегами.
Переход к ролям вместо должностей помогает сделать структуру организации более плоской, то есть сократить количество уровней согласования и принятия решений. Это полезно, когда от организации нужны более быстрые и неординарные решения. Но это несёт опасность безответственности и потери результативности, чтобы такого избежать, важно внедрить инструменты Ритма.
Чтобы договариваться о взаимной ответственности при помощи своих ролей, участники взаимодействия описывают эти роли в специальном сборном документе «Кодекс роли». Когда нужно внести изменения в этот документ, и эти изменения затрагивают пересечение полномочий и ответственности разных ролей, обычно используют инструмент «Распределение полномочий и ответственности»

Что такое Кодекс роли

Какое понятие лучше: «должностная инструкция» сотрудника или «Кодекс роли»?

Понятие «должностная инструкция» — это более привычный аналог Кодекса роли. Но также, как понятие «роль» отличается от «должности», Кодекс роли отличается от должностной инструкции:
  1. Кодекс роли сфокусирован не на том, что нужно делать, а на том, за что отвечать.
  2. Кодекс роли формируется не отдельным подразделением для выполнения требований бюрократии, а динамически адаптируется под актуальную ситуацию в организации в том числе силами самих участников команд.
  3. Кодекс роли ориентирован не на строгое следование иерархии ролей, а на проявление иниициативы представителей роли в своей зоне ответственности
Кодекс роли пересекается с ролевой моделью методологии «холакратия» — это система управления организацией, которая позволяет распределить в организации принятие решений, чтобы добиться гибкости и динамичности, но сохранить при этом ответственность и организованность. Но при этом Кодекс роли опирается на более привычные для российских организаций подходы.

Определение понятия «Кодекс роли»

Это сборный документ, который показывает участнику команды:
  1. Какого назначение его роли — зачем эта роль нужна организации.
  2. Ответственность его роли — за что он отвечает, что можно считать ценным и достаточным результатом регулярного исполнения роли.
  3. Приоритеты его роли (ежедневные метрики) — как можно проверить качество своей деятельности ежедневно в процессе работы, на что нужно ориентироваться каждый день.
  4. Полномочия его роли — какие решения можно самостоятельно принимать в рамках роли.
  5. Как он задействован в выполнении законов «Ритм» и «Ясная картина» в организации.
  6. Какими принципами стоит руководствоваться в ежедневной деятельности.

Назначение роли (зачем она нужна в организации)

Какую пользу несёт организации существование этой роли, почему она была создана, почему без неё не обойтись, каковы высокоуровневые причины наличия этой роли в организации.

Ответственность роли (формализованный результат)

Что можно считать ценным и достаточным результатом регулярного исполнения роли в организации. Формализованное перечисление измеримых фактов — то, что можно легко проверить. Например:
  1. Факт удовлетворённости клиентов группы А после обслуживания — положительная оценка после каждого обращения.
  2. Средняя приживаемость внедряемых технологий у клиента через год после внедрения
  3. Доставка груза без отклонений от графика.
  4. Доступность и работоспособность оборудования для нужд компании — 364 дня в году.
  5. Команда укомплектована эффективными и продуктивными сотрудниками — поручения выполняются в срок и в заданных бюджетах, отклонение меньше 20%.
  6. Проекты развития определены, согласованы и делегированы, каждую неделю известен статус и шаги по каждому.
  7. Проекты развития приводят к росту компании на 20% в год.
  8. Объекты недвижимости поддерживаются в надлежащем техническом и коммерческом состоянии: клиенты дают положительную оценку, не отказываются от платежей, пожарная безопасность обеспечена.

Приоритеты роли (ежедневные метрики)

Как можно проверить качество своей деятельности ежедневно в процессе работы, на что нужно ориентироваться каждый день. За какие цифровые значения отвечает сотрудник в рамках своей роли сквозь всю свою свою деятельность. Желательно не более трёх пунктов, чтобы помогать в фокусировке, а не размывать ответственность. Приоритеты роли могут касаться деятельности роли внутри команды, а могут охватывать деятельность и всей организации, например:
  1. Время ответа на запросы клиента в секундах.
  2. Время подготовки коммерческого предложения в минутах.

Полномочия роли

Какие решения можно самостоятельно принимать в рамках роли.

Ритм роли (регулярные обязанности роли)

Как в рамках роли стоит выполнять обязанности для соответствия закону «Ритма» организации:
  1. С кем (в каких командах) нужно регулярно синхронизироваться в рамках роли, например: в каких участвовать Утренних брифингах, Недельных планированиях (по задачам, по проектам, по Конвейеру), Командных ретроспективах, Межкомандных синхронизациях по недельным приоритетам.
  2. Какие типовые задачи нужно регулярно выполнять.

Ясная картина роли (где нужно фокусироваться на задачах и остальных договорённостях)

Как в рамках роли стоит выполнять обязанности для соответствия закону «Ясной картины» организации. В каких разделах единого пространства организации нужно фокусироваться на задачах, шагах, принятии решений, приоритетах, процессах и остальных договорённостях, например: в каких Чатах команды, на каких Досках команды, в каких Картах проектов, в каких Конвейерах, на каких Межкомандных досках недельных приоритетов, где хранить Документы с одновременным редактированием.

Свод принципов роли

Принципы помогают понять, чем нужно руководствоваться ежедневно в своей деятельности, принципы записываются по схеме: «В любых ситуациях мы поступаем именно так…». Ещё принципы могут содержать противопоставление, то есть показывать, какой вариант решения мы всегда выбираем из двух возможных, схемы противопоставлений могут быть такими: «Вот это для нас важнее, чем вон то», «Мы поступаем так и не поступаем вот так», «Мы действуем вот так, но учитываем вот это».
Пример принципов:
  • Каждый день мы сами отвечаем за свой персональный график работы, но каждый из нас несёт ответственность за результат общего командного недельного рывка
  • Мы развиваем наших клиентов там, где мы для них полезнее всего, делаем их сильнее, продуктивнее, осознаннее, а не просто проводим с клиентами встречи
  • Мы даём максимум информации всем даром, но свою энергию продаём за деньги
Интересный пример принципов всей организации — это Манифест межкомандного взаимодействия.

Связанные страницы инструментов

109 [Критерии] Командная ретроспектива
114 [Критерии] Командная синхронизация взаимопонимания
123 [Критерии] Ретроспектива координаторов команд
126 [Критерии] Межкомандная синхронизация взаимопонимания
127 [Критерии] Распределение полномочий и ответственности

Связанные страницы из базы знаний

Два закона Системной работы с командами и проектами
Примеры применения и критерии внедрения законов методологии Системной работы, принципы формирования команды, взаимосвязь команд, проектов и целей, важные понятия.
Как управлять типовыми процессами и повторяющимися действиями
Как организовать выполнение повторяющихся задач и целых этапов без потери качества, а также перерасхода сил и времени. Как стандарты (или регламенты) опираются на Конвейеры команды, типовые инструкции и матрицу ответственности. Когда стоит применять эти инструменты.