МЕНЮ
Описание инструмента:
«Межкомандная синхронизация по недельным приоритетам»
Инструмент из закона «Ритм»
Горизонт: Неделя
Горизонт: Неделя
Что такое Межкомандная синхронизация по недельным приоритетам
Это регулярная встреча лидеров взаимодействующих команд организации или подразделения (часто проводится в онлайн формате). Опирается на доску «Межкомандная доска недельных приоритетов». При этом лидеры должны заранее на этой доске отметить статус своих приоритетов прошедшего недельного рывка и заполнить приоритеты нового недельного рывка.
Эта встреча помогает объединить усилия команд организации (или подразделения) и выстроить взаимодействие между командами на операционном уровне. Благодаря такой встрече лидеры регулярно договариваются о передаче друг другу промежуточных результатов труда своих команд и об использовании разделяемых ресурсов.
Эта встреча помогает объединить усилия команд организации (или подразделения) и выстроить взаимодействие между командами на операционном уровне. Благодаря такой встрече лидеры регулярно договариваются о передаче друг другу промежуточных результатов труда своих команд и об использовании разделяемых ресурсов.
Зачем нужно регулярно проводить эту встречу:
- чтобы помочь лидерам сфокусироваться на своих приоритетах и результатах в быстром потоке изменений внешней и внутренней среды;
- чтобы синхронизировать приоритеты операционных задач между командами, которые используют общие разделяемые ресурсы и зависят от результатов друг друга;
- чтобы объединить усилия и поддерживать общность между лидерами, а также между их командами;
- чтобы лидеры и их команды заранее узнавали о приоритетной деятельности других лидеров с их командами (например, об изменениях в продуктах организации), чтобы лидеры учитывали это в своих приоритетах и снижали общую неопределённость;
- чтобы заранее выявлять потерю фокуса на долгосрочные проекты команд и бизнес-цели организации;
- чтобы помогать лидерам тренировать «мышцу планирования», осознавать свой конкретный ценный вклад в общий результат всей организации (или подразделения) и получать удовольствие от созидания.
Вспомним важное
Недельные приоритеты — «выжимка из операционки»
Приоритеты на недельный рывок (мини-цели) — это цели недельного рывка лидера (конкретного руководителя) и его команды. Недельные приоритеты отражают ожидаемые результаты и ключевые полезные изменения, которые должны свершиться за неделю благодаря деятельности лидера и его команды.
Недельные приоритеты должны содержать «смысловую выжимку» из всего набора приготовленных на недельный рывок карточек с Доски задач команды, с Карты проектов и целей команды и с доски Конвейера команды. Например, они могут повторять название ключевых задач недельного рывка, но полезнее в недельных приоритетах переосмыслять сразу весь набор недельных задач, группировать их и готовить понятную информативную выжимку.
Недельные приоритеты должны содержать «смысловую выжимку» из всего набора приготовленных на недельный рывок карточек с Доски задач команды, с Карты проектов и целей команды и с доски Конвейера команды. Например, они могут повторять название ключевых задач недельного рывка, но полезнее в недельных приоритетах переосмыслять сразу весь набор недельных задач, группировать их и готовить понятную информативную выжимку.
Лидер и его команда могут отразить на Межкомандной доске максимум четыре недельных приоритета. Это важное ограничение, оно позволяет сократить количество информации, которой нужно обмениваться лидерам на Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам. И ещё такое сокращение тренирует навык лидера и его команды выделять и планировать ключевые результаты деятельности из всего объёма задач. Это развивает «мышцу планирования» и, как любое развитие мышц, дарит в результате удовольствие.
Три принципа формулирования недельных приоритетов:
- Каждый недельный приоритет необходимо формулировать так, чтобы его можно было полностью реализовать за недельный рывок и продемонстрировать результат, потому что у недельного приоритета не может быть состояния «частично реализован». Но считается нормой, если лидер и его команда за неделю реализовали не все четыре недельных приоритета, а только два (особенно в первые месяцы внедрения Системной работы в командах).
- В недельные приоритеты важно выносить именно те ожидаемые результаты, которые будут интересны другим лидерам и командам, то есть те, по которым возможны пересечения между командами (в использовании совместных ресурсов или в применении самих ожидаемых результатов).
- Сама формулировка недельного приоритета должна соответствовать рекомендациям из инструмента «Постановка осмысленной задачи» (начинаться с глагола совершенного вида, содержать минимум 5 слов).
Важные принципы Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам
Главная ценность общей встречи лидеров в совместной фокусировке — это повод каждую неделю ещё до встречи «вынырнуть» из потока рутины и чётко сформулировать, какую ценность каждый планирует «отгрузить» за неделю своим коллегам (чтобы потом на встрече коллегам об этом рассказать). Кроме того, на самой встрече лидеры централизованно и заблаговременно корректируют приоритеты друг друга, чтобы потом не приходилось это делать в авральном режиме в течение недели.
Другими словами, можно сказать, что Межкомандная синхронизация по недельным приоритетам нужна не для того, чтобы показать свою нужность, а для того, чтобы осознать смысл своей текущей деятельности, не для того, чтобы успокоить ключевого руководителя, а для того, чтобы договориться между лидерами об операционных задачах.
Для отчётности стоит использовать отдельные встречи, чтобы в конце периода показать конкретные цифры и другие факты, подтверждающие, что воплотились изначальные ожидания от проекта или процесса.
Другими словами, можно сказать, что Межкомандная синхронизация по недельным приоритетам нужна не для того, чтобы показать свою нужность, а для того, чтобы осознать смысл своей текущей деятельности, не для того, чтобы успокоить ключевого руководителя, а для того, чтобы договориться между лидерами об операционных задачах.
Для отчётности стоит использовать отдельные встречи, чтобы в конце периода показать конкретные цифры и другие факты, подтверждающие, что воплотились изначальные ожидания от проекта или процесса.
На встречу стоит приглашать тех лидеров (или представителей команд), кому для выполнения своих задач важно регулярно узнавать результаты и приоритеты других лидеров с их командами в рамках всей организации (или подразделения). Но не каждый присутствующий на встрече должен обязательно на этой встрече выступать.
Выступать на встрече необходимо именно тем лидерам, которые пересекаются между собой, тем, кому важно сфокусироваться в присутствии друг друга, а также договориться о передаче промежуточного результата деятельности своих команд и об использовании общих разделяемых ресурсов. Другими словами, выступают на встрече те, кто несёт важную информацию друг другу.
Бывает ситуация, когда в организации есть лидеры или отдельные эксперты, которым в своей работе важно вовремя узнавать приоритеты команд и их лидеров, но их собственные приоритеты узкоспециализированные, они интересны лишь отдельным лидерам или вообще одному только ключевому руководителю. Тогда таким узкоспециализированным лидерам можно порекомендовать записывать свои приоритеты и результаты по ним на общую доску всех лидеров, но не выступать на общей встрече, а отдельно синхронизироваться с заинтересованными.
Бывает ситуация, когда в организации есть лидеры или отдельные эксперты, которым в своей работе важно вовремя узнавать приоритеты команд и их лидеров, но их собственные приоритеты узкоспециализированные, они интересны лишь отдельным лидерам или вообще одному только ключевому руководителю. Тогда таким узкоспециализированным лидерам можно порекомендовать записывать свои приоритеты и результаты по ним на общую доску всех лидеров, но не выступать на общей встрече, а отдельно синхронизироваться с заинтересованными.
Рассказывать о своих приоритетах можно, только опираясь на заранее подготовленные карточки общей Межкомандной доски недельных приоритетов. Это нужно, чтобы фокусировка лидеров была «твёрдой» — опиралась на конкретные лаконичные тезисы, к которым каждый может вернуться после встречи в любой момент. Ещё это помогает провести встречу насыщенно, а не растягивать её на часы.
Встреча лидеров спроектирована на основе принципа вовлечения, чтобы участники сами оперативно вместе договаривались друг с другом непосредственно на самой встрече, а не через ключевого руководителя или другого посредника. Важно, чтобы каждый лидер сам показывал новые недельные приоритеты своей команды и статус приоритетов прошедшей недели, а также рассказывал другим лидерам, что ожидает получить от их команд.
Если оперативно договориться о корректировке приоритетов прямо на встрече не получается, нужно:
Если оперативно договориться о корректировке приоритетов прямо на встрече не получается, нужно:
- Оставить исходную формулировку приоритета или упростить её (вместо «Сделать…» использовать «Найти решение по…» или «Договориться о…»).
- Запланировать отдельную встречу только для заинтересованных в этом приоритете.
- Найти на очередной ретроспективе по процессам команды лидеров способ быстрее договариваться по подобным вопросам (например, определить общие принципы для быстрой договорённости или ввести регулярные короткие предварительные встречи для конкретных заинтересованных перед общей синхронизацией, а может, перестроить сам задействованный процесс).
Как только участники во время встречи договорились о корректировке своих приоритетов, необходимо сразу на глазах у всех отразить эту договорённость: скорректировать текст недельного приоритета на общей доске лидеров. А если договорённость касается небольших уточнений или специализированных деталей, которые могут перегрузить формулировку недельного приоритета, то их стоит записать в виде отдельной карточки задачи на Доске команды конкретного лидера.
Как команде лидеров подготовиться к Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам:
- Убедиться, что в карточках колонки «Приоритеты текущего рывка» отмечены свои полностью реализованные приоритеты прошедшей недели (если недельный приоритет был реализован не полностью, его нельзя отмечать как реализованный).
- Записать свои новые недельные приоритеты в колонке «Приоритеты на следующий рывок».
- Привязать при необходимости новую карточку (созданную в колонке «Приоритеты на следующий рывок») к нужной родительской карточке проекта (из Карты проектов команды этого руководителя) или к карточке бизнес-цели (с доски «Карта бизнес-целей подразделения/организации»), чтобы показать на какие долгосрочные активности влияют недельные приоритеты.
- Подготовиться коротко рассказать остальным участникам про старые и новые приоритеты в своих карточках.
Алгоритм Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам
1. Стартовать Межкомандную синхронизацию
В начале встречи старший координатор системной работы (то есть тот, кто координирует команду лидеров, а ещё координаторов других команд) выполняет простые шаги:
- Напомнить команде лидеров при необходимости, зачем организация (или подразделение) направляет свои силы на Системную работу.
- Напомнить участникам при необходимости, зачем нужно регулярно проводить эту Межкомандную синхронизацию по недельным приоритетам.
- Предложить ключевому лидеру при необходимости кратко поделиться важной информацией, которая может сейчас повлиять на выбор недельных приоритетов, например: уточнить главный вызов команды лидеров, пояснить актуальные новости в организации или обратную связь от внешних источников.
- Открыть вместе с участниками Межкомандную доску недельных приоритетов в цифровом сервисе, объяснить при необходимости новым участникам особенности такой доски.
- Напомнить участникам, как нужно готовиться к этой встрече.
2. Показать реализованные и не реализованные приоритеты
Когда погружение команды лидеров закончено, участники встречи должны рассказать друг другу о состоянии приоритетов прошедшего недельного рывка и показать это на общей доске лидеров. В начале встречи эти приоритеты ещё пока находятся в колонке «Приоритеты текущего рывка».
Основную роль в этом играют сами лидеры: они сами по-очереди рассказывают о своих приоритетах, задают друг другу уточняющие вопросы и дают обратную связь. Старший координатор помогает всем провести встречу с пользой (опираясь на эту инструкцию).
При рассказе о своих приоритетах прошедшего недельного рывка каждый лидер выполняет такие шаги:
Основную роль в этом играют сами лидеры: они сами по-очереди рассказывают о своих приоритетах, задают друг другу уточняющие вопросы и дают обратную связь. Старший координатор помогает всем провести встречу с пользой (опираясь на эту инструкцию).
При рассказе о своих приоритетах прошедшего недельного рывка каждый лидер выполняет такие шаги:
- Прочитать вслух свои приоритеты прошедшего недельного рывка сразу после окончания рассказа предыдущего лидера.
- Рассказать и показать на общей доске лидеров, какие из приоритетов удалось реализовать.
- Добавить при необходимости кратко, чего ещё удалось достичь за прошедший недельный рывок, если эта информация может быть важна для остальных участников.
- Рассказать при необходимости, почему не удалось реализовать некоторые недельные приоритеты и кратко поделиться сделанными выводами.
- Переместить недельные приоритеты прошедшего рывка в колонку «Архив недельных приоритетов», даже если некоторые приоритеты не были реализованы (такое случается).
Помните, что нереализованные приоритеты с прошлого недельного рывка можно брать на новый рывок только если их переформулировать, то есть изменить или добавить детали, которые учтут проблемы прошлого рывка, чтобы в новом рывке приоритет удалось реализовать.
Если нереализованные приоритеты просто копировать в новый рывок, то фокусировка для лидеров потеряет смысл, ведь подготовка приоритетов должна быть осознанным формированием «выжимки» из набора реальных задач рывка.
Если нереализованные приоритеты просто копировать в новый рывок, то фокусировка для лидеров потеряет смысл, ведь подготовка приоритетов должна быть осознанным формированием «выжимки» из набора реальных задач рывка.
3. Показать и скорректировать новые приоритеты
Когда лидеры закончили с приоритетами прошедшего рывка, нужно рассказать друг другу о своих приоритетах на новый недельный рывок, сразу показать их на общей доске лидеров и скорректировать при необходимости на основании обратной связи участников. В начале встречи эти приоритеты ещё пока находятся в колонке «Приоритеты на следующий рывок».
Основную роль в этом также играют сами лидеры: они сами по-очереди рассказывают о своих новых приоритетах, задают друг другу уточняющие вопросы и предлагают корректировки. Старший координатор помогает всем провести синхронизацию с пользой (опираясь на эту инструкцию).
При рассказе о своих приоритетах нового недельного рывка каждый лидер выполняет такие шаги:
Основную роль в этом также играют сами лидеры: они сами по-очереди рассказывают о своих новых приоритетах, задают друг другу уточняющие вопросы и предлагают корректировки. Старший координатор помогает всем провести синхронизацию с пользой (опираясь на эту инструкцию).
При рассказе о своих приоритетах нового недельного рывка каждый лидер выполняет такие шаги:
- Прочитать вслух свои заранее подготовленные приоритеты нового недельного рывка сразу после окончания рассказа предыдущего лидера.
- Указать на какие проекты из Карты проектов команды или на какие бизнес-цели из Карты бизнес-целей подразделения/организации направлены новые недельные приоритеты.
- Ответить кратко на вопросы и предложения по корректировке приоритетов от участников встречи, а при необходимости договориться об отдельной встрече с заинтересованными.
- Внести коррективы в свои недельные приоритеты прямо в процессе встречи, чтобы остальные участники могли увидеть и принять новые формулировки.
- Убедиться, что у участников больше нет вопросов и предложений, например, о совместном использовании общих ресурсов ресурсов и передаче друг другу результатов своей деятельности.
- Переместить новые недельные приоритеты в колонку «Приоритеты текущего рывка».
Помните, что указание на проекты и бизнес-цели в своих недельных приоритетах, это не праздный интерес — так команда лидеров постоянно фокусируется и на долгосрочных результатах, пока занимается фокусировкой на операционном уровне.
Роль ключевого лидера на Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам
Ключевой лидер помогает команде «держать вектор» приоритетов, даёт обратную связь, чтобы подкрепить или скорректировать выбор приоритетов остальных лидеров на основании текущего вызова организации и выбранных бизнес-целей. Зачастую, играет роль наставника для лидеров, а также может быть связующим звеном с внешними участниками (например, ключевые клиенты, инвесторы, совет директоров).
Правильной подкрепляющей практикой является участие ключевых лидеров в открытом формулировании и своих недельных приоритетов наравне с остальными лидерами.
Правильной подкрепляющей практикой является участие ключевых лидеров в открытом формулировании и своих недельных приоритетов наравне с остальными лидерами.
Связанные страницы с описанием инструментов
Связанные страницы из базы знаний
Принципы межкомандного взаимодействия
Как обеспечить синхронизацию команд вместе с их лидерами по бизнес-целям, недельным приоритетам, процессам, а также по взаимопониманию, чтобы выстроить в организации такое межкомандное взаимодействие, которое обеспечивает связанность и прозрачность, экономию времени и удовлетворение для участников.