«Межкомандная доска недельных приоритетов»

Это набор специально настроенных колонок внутри цифрового сервиса для хранения карточек с недельными приоритетами лидеров и их команд. Доска помогает наглядно и оперативно проводить для лидеров команд «Межкомандную синхронизацию по недельным приоритетам» (без этой регулярной встречи доска теряет свой смысл).
В этой статье можно узнать, как настроить Межкомандную доску недельных приоритетов и как использовать её колонки для согласованной работы между командами на операционном уровне.

Что важно знать про Межкомандную доску недельных приоритетов:

1. На этой доске готовятся приоритеты лидеров на следующий недельный рывок и хранятся текущие приоритеты на неделю, для этого есть две основные колонки.
2. Карточки используются не для самих задач лидеров, а для «смысловой выжимки» из задач отдельно каждого лидера (и его команды) — это и есть недельные приоритеты.
3. Статус недельного приоритета (удалось ли его реализовать) можно узнать именно внутри карточки, а не по тому, в какой колонке лежит карточка.
4. В конце Межкомандной синхронизации по недельным приоритетам все карточки текущего рывка отправляются в колонку «Архив», даже если они содержат нереализованные недельные приоритеты.

Эту колонку удобно использовать, если на межкомандной доске нет возможности создать горизонтальные дорожки, а стандартный функционал шаблонов карточек кажется участникам недостаточно удобным.
В такой колонке вместо горизонтальных дорожек можно сохранить карточки с именами лидеров команд, эти карточки станут контейнерами для недельных приоритетов: в каждую карточку-контейнер нужно заранее добавить чек-лист из четырёх пустых пунктов для самих недельных приоритетов.
Каждую неделю лидеры команд создают копию своей карточки-контейнера и вносят в чек-листы новые недельные приоритеты.

Здесь команды могут хранить идеи для будущих недельных приоритетов, сюда можно возвращать карточки приоритетов, которые решили не брать на недельный рывок.
Не стоит лидеру держать здесь все свои задачи, для этого у команды лидера есть отдельная Доска задач (лидер может сделать отдельную доску ещё и для своих задач).
Если использовать колонку «Идеи будущих недельных приоритетов», то важно задать ограничение на общее количество карточек в этой колонке для каждой команды, чтобы не «раздувать» общее пространство Межкомандной доски (например, только 10 карточек с идеями недельных приоритетов на лидера и его команду).

Эта колонка нужна для формулирования планируемых приоритетов перед Межкомандной синхронизацией по недельным приоритетам.
Здесь лидеры перед еженедельной общей встречей готовят свои карточки четырёх недельных приоритетов, чтобы на встрече рассказать о них другим лидерам и взять эти приоритеты на очередной недельный рывок.
Важно задать ограничение на количество недельных приоритетов в этой колонке для каждой команды, в этом состоит главный принцип синхронизации между командами по недельным приоритетам — лидер (и его команда) могут взять максимум четыре приоритета на недельный рывок. Иначе общее пространство будет перегружено, встреча лидеров будет затянутой, и фокусировка пропадёт.

Эта колонка нужна для фокусировки лидеров и договорённости между лидерами о приоритетах.
На протяжении недельного рывка лидеры отмечают реализованные недельные приоритеты, указывая соответствующий атрибут карточки или отмечая нужный элемент чек-листа. Отмечать можно только полностью реализованные недельные приоритеты, переформулировать в течение недели их нельзя — в этом состоит тренировка навыка планирования.
В процессе встречи по Межкомандной синхронизации лидеры переносят свои карточки старых приоритетов из этой колонки в следующую колонку «Архив недельных приоритетов». А свои карточки новых недельных приоритетов (из колонки «Приоритеты на следующий рывок») лидеры переносят сюда (в колонку «Приоритеты текущего рывка»).

Эта колонка нужна для сохранения всех карточек прошедших недельных рывков, включая нереализованные недельные приоритеты.
Архив можно использовать для проведения Командной ретроспективы по процессам и восстановления истории деятельности на операционном уровне.

Можно создать на Межкомандной доске горизонтальные дорожки для каждого лидера и настроить ограничение: максимум четыре карточки в колонке «Приоритеты текущего рывка». Лидеры будут создавать на своих дорожках отдельные карточки под каждый свой недельный приоритет, но на рывок смогут взять только четыре.
Статус реализованности недельного приоритета можно показывать через специально добавленное пользовательское поле «В планах на рывок / Реализовано / Не реализовано». Его можно также отражать на фасаде карточки. Об этом можно прочитать в инструкции по настройке Кайтен под требования методологии Системной работы.

Можно настроить шаблон карточки с готовым чек-листом внутри для записи четырёх приоритетов пунктами чек-листа. Тогда для каждого лидера на каждый недельный рывок нужно будет создавать свою карточку-контейнер по этому шаблону.
Создавать новые карточки-контейнеры можно, используя стандартный механизм шаблонов карточек. Также можно выделить под шаблоны первую колонку и копировать из неё карточки-контейнеры каждую неделю.