МЕНЮ
Описание инструмента:
«Прозрачное совещание»
Инструмент из закона «Ритм»
Горизонт: День
Горизонт: День
Что такое Прозрачное совещание
Это способ проведения встречи по простому шаблону, который позволяет вовлечь всех участников совещания в совместную работу с использованием общего документа в режиме одновременного редактирования. «Прозрачное совещание» помогает прийти к единому пониманию всех обсуждаемых идей, принятых решений и запланированных шагов уже на самой встрече, а не в переписке после неё.
Примеры применения и шаблон инструмента:
Зачем нужно проводить совещания по этой схеме:
- чтобы найти решения или прийти к согласию по вопросам, не входящим в стандартные встречи инструментов Ритма, таких как Недельное планирование или Утренний брифинг;
- чтобы сократить время на проведение встреч, а пользу от потраченного времени увеличить;
- чтобы ускорить принятие решений и формирование договорённостей в команде;
- чтобы совещания приносили ценность команде и организации за счёт принятия конкретных решений и формулирования конкретных шагов, которые все участники понимают одинаково точно;
- чтобы взаимодействие на совещании вызывало интерес и радость, приводило к вовлечению участников и раскрытию их потенциала.
Принципы проведения Прозрачного совещания
Все участники встречи работают внутри одного документа в режиме одновременного редактирования. Для этого удобно использовать Яндекс Документы, Р7 Офис или встроенный редактор Кайтен. Подробнее узнать о подобных сервисах можно в статье базы знаний.
Такой способ взаимодействия на встрече обеспечивает прозрачность обсуждаемых идей, а главное, помогает прийти к единому пониманию всех формулировок уже на самой встрече, а не в переписке после неё.
Такой способ взаимодействия на встрече обеспечивает прозрачность обсуждаемых идей, а главное, помогает прийти к единому пониманию всех формулировок уже на самой встрече, а не в переписке после неё.
На встрече нет выделенного секретаря — все участники одновременно выполняют эту роль: сами записывают свои мысли или шаги по решению задач в общем документе и помогают записывать идеи своим коллегам (которые в этот момент говорят и пока не могут одновременно записывать свои идеи). Это необходимо, чтобы каждый мог ощутить свой вклад в работу команды и ответственность за общий результат, но главное — «довести до ума» только возникшую идею.
Ответственность координатора команды — «держать штурвал» — следить за тем, чтобы обсуждение находилось в рамках того, что было записано в блоке «Ожидания от встречи», а все планируемые шаги попали в блок «Шаги после встречи».
Важно вовлекать всех участников совещания в работу внутри общего документа, предлагать каждому поделиться своим мнением по предложенным вариантам решений или новым способом достижения ожиданий от встречи. Для такого вовлечения полезно использовать методику фасилитации, а также некоторые вопросы из инструмента «Вовлечение на встрече». Фасилитацией на встрече может заниматься как лидер, так и координатор команды.
Каждую мысль, через которую хочется сделать вклад в итоговый результат встречи, важно показать другим участникам внутри общего документа — добавить свои краткие тезисы в блоке «Записи на встрече» прямо в процессе общения. Тогда под обсуждением «вслух» появится конкретный «фундамент» записей, и все участники будут одинаково друг друга понимать. А ещё это поможет сохранить внимание участников на конкретных идеях.
Алгоритм проведения Прозрачного совещания
1. Создать общий документ
Заранее ещё до начала встречи её инициатор создаёт общий документ, внутри которого будет проходить совещание:
- Создать внутри папки команды текстовый документ по шаблону с названием вида: «ГГГГ-ММ-ДД Краткая тема встречи».
- Если типовой шаблон совещания ещё не подготовлен, то вручную создать в документе блоки-заголовки: «Ожидания от этой встречи», «Записи на встрече», «Шаги после встречи». Указать стиль «Заголовок 1» для созданных заголовков блоков. Добавить нумерованный список в блок «Ожидания» и «Шаги».
До старта работы на встрече полезно сделать короткую выгрузку эмоций: каждый участник по очереди за 20 секунд описывает своё текущее эмоциональное состояние, короткую историю дня или, может быть, мысли, которые не дают сосредоточиться. Затем участник даёт обещание своим коллегам оставить всё это за пределами встречи.
Этот приём называется «выдох», он помогает снять напряжение на старте и полностью погрузиться в совместную работу.
Этот приём называется «выдох», он помогает снять напряжение на старте и полностью погрузиться в совместную работу.
2. Стартовать встречу
Как только встреча началась, её инициатор вместе со всеми участниками заполняет блок «Ожидания от этой встречи». Заполнять ожидания полезно заранее, ещё до старта совещания, но такая культура сложнее приживается. Вот, что важно сделать иниициатору встречи:
- Заполнить вместе с участниками блок «Ожидания» конкретными ожиданиями от текущего совещания: записать конкретные формальные результаты, которые планируете получить в конце встречи. Показать пример
- Выяснить у участников, есть ли ещё не записанные ожидания от текущей встречи, записать их при необходимости.
- Поднять в начало списка те ожидания, которые участники предлагают реализовать в первую очередь.
- Определить с участниками, удастся ли реализовать все записанные ожидания за выделенное время встречи, или стоит отложить часть из них на отдельные совещания.
Не стоит путать понятия «повестка встречи» и «ожидания от встречи». Первое про то, о чём планируется поговорить на встрече, а второе описывает «осязаемый» результат, который участники ожидают получить в финале встречи.
Вот несколько советов, по формулированию ожиданий, чтобы они вели к полезному результат и вызывали интерес:
Вот несколько советов, по формулированию ожиданий, чтобы они вели к полезному результат и вызывали интерес:
- Оцените, помогут ли эти ожидания разобраться в чём-то ещё неопределённом, сфокусироваться на сложном действии, донести смысл уже принятых решений, договориться о деталях, принять новые необходимые решения или подготовить их предварительный вариант. Задумайтесь, может быть, стоит сформулировать ожидания конкретнее.
- Проверьте, все ли участники встречи нужны для реализации каждого записанного ожидания, возможно, кого-то получится освободить раньше или прямо сейчас.
- Убедитесь, что ожидания направлены именно на совместную работу участников на встрече. Возможно, часть ожиданий можно было бы реализовать каждому самостоятельно (например, дать комментарии по новой идее).
- Если ожидания направлены на проведение планирования команды или между командами, то стоит применить один из типовых инструментов. Показать пример
- Когда ожидания призваны улучшить взаимодействие, взаимопонимание и отношения в команде или с внешними участниками, тогда, возможно, стоит обратиться к специализированным инструментам. Показать пример
3. Провести встречу
Во время совещания все участники встречи через взаимное общение реализуют записанные на старте ожидания, наполняя блок «Записи» в общем документе. Каждый в процессе рассуждений самостоятельно записывает в этом блоке мысли, идеи, факты, ход рассуждений, наброски будущих документов. Если возникает идея запланировать какое-то действие, нужно сразу записать планируемый шаг в блоке «Шаги после встречи».
Координатор системной работы команды (а также лидер) помогает удерживать обсуждение на встрече именно в рамках записанных ожиданий. Если возникают новые темы, нужно просто запланировать встречи по ним также в блоке «Шаги после встречи».
Координатор системной работы команды (а также лидер) помогает удерживать обсуждение на встрече именно в рамках записанных ожиданий. Если возникают новые темы, нужно просто запланировать встречи по ним также в блоке «Шаги после встречи».
Почему на совещании важно записывать идеи своими руками, а не передать эту обязанность искусственному интеллекту (или секретарю)?
ИИ очень хорош, когда имеется достаточное количество качественных данных, тогда он снимает рутину анализа и поиска деталей. Но идеи, высказанные вслух на встрече — это часто ещё не качественные данные, а лишь первые версии будущих осмысленных договорённостей.
Чтобы высказанные идеи дозрели до качественных данных, их важно самостоятельно формулировать прямо во время встречи на глазах друг друга и сразу дорабатывать совместными усилиями. Тогда часто и открывается истина — абстрактные мысли становятся прозрачными для всех участников тезисами, а те превращаются в понятные и полезные шаги ещё до окончания встречи.
Если ИИ будет качественно записывать слова за участниками на встрече, это не создаст качественных данных для работы команды, а только умножит ошибку. Но искусственный интеллект будет хорош для удержания внимания участников на записанных ожиданиях и вовлечения каждого в поиск решений.
ИИ очень хорош, когда имеется достаточное количество качественных данных, тогда он снимает рутину анализа и поиска деталей. Но идеи, высказанные вслух на встрече — это часто ещё не качественные данные, а лишь первые версии будущих осмысленных договорённостей.
Чтобы высказанные идеи дозрели до качественных данных, их важно самостоятельно формулировать прямо во время встречи на глазах друг друга и сразу дорабатывать совместными усилиями. Тогда часто и открывается истина — абстрактные мысли становятся прозрачными для всех участников тезисами, а те превращаются в понятные и полезные шаги ещё до окончания встречи.
Если ИИ будет качественно записывать слова за участниками на встрече, это не создаст качественных данных для работы команды, а только умножит ошибку. Но искусственный интеллект будет хорош для удержания внимания участников на записанных ожиданиях и вовлечения каждого в поиск решений.
4. Определить следующие шаги
Когда сформулированные на старте ожидания от встречи уже достигнуты, нужно проверить, все ли планируемые шаги уже были записаны в блоке «Шаги после встречи» и дописать недостающие. Для этого каждый участник встречи должен:
- Перечитать блок «Записи на встрече» и определить свои следующие шаги после этого совещания — понять, какие действия нужно запланировать, чтобы реализовать на практике принятые во время встречи решения.
- Записать свои выявленные действия в блок «Шаги после встречи» и помочь при необходимости выявить шаги коллегам, чтобы они также записали их в этом блоке.
- Прочитать по очереди вслух все свои записанные шаги в общем документе и сказать коллегам, с чего планирует начать выполнение этого шага. Подробнее
- Перенести свои шаги в карточки на Доске задач команды — это действие каждый выполняет обычно уже самостоятельно после окончания встречи.
Вредные советы. Семь способов провести совещание впустую
Возникла идея? Не стоит ждать. Просто собирайте всех, кто связан с этой темой, пока идёте по коридору. Сразу отправляйте каждого в комнату переговоров. Даже если сотрудники сейчас глубоко погружены в работу, они смогут легко вернуться к ней после встречи. В конце концов, им за это платят!
Внезапное совещание уже началось, и в процессе становятся известны всё новые действующие лица Немедленно вызовем каждого. Пусть выскажутся или на всякий случай послушают. Даже если тема встречи после этого кардинально изменится, а само совещание растянется на два часа, эффект внезапности придаст бодрости команде. Кроме того, каждый присутствующий будет чувствовать свою причастность к общему делу.
Внезапное совещание уже началось, и в процессе становятся известны всё новые действующие лица Немедленно вызовем каждого. Пусть выскажутся или на всякий случай послушают. Даже если тема встречи после этого кардинально изменится, а само совещание растянется на два часа, эффект внезапности придаст бодрости команде. Кроме того, каждый присутствующий будет чувствовать свою причастность к общему делу.
Ведь для того все и собрались, чтобы понять, о чём нужно поговорить. Если ещё остались настойчивые коллеги, которые интересуются причиной встречи, всегда можно записать в общем календаре универсальную тему: «Обсуждение важных вопросов» или "Оценка сложившейся ситуации".
Не стоит заранее тратить время, отвечая, зачем именно нужно собирать вместе несколько человек. Так можно внезапно прийти к выводу, что для этой встречи потребуется предварительная подготовка. Или вдруг станет ясно, что совещание сейчас совсем проводить не нужно… Где же тогда будет командный дух?
Не стоит заранее тратить время, отвечая, зачем именно нужно собирать вместе несколько человек. Так можно внезапно прийти к выводу, что для этой встречи потребуется предварительная подготовка. Или вдруг станет ясно, что совещание сейчас совсем проводить не нужно… Где же тогда будет командный дух?
Каждая минута дорога. Не стоит рассуждать о том, что именно должно получиться через час после начала встречи. К чему пустые гадания? Посидим, поговорим, там будет видно, что получится.
Да, есть риск так и не решить основную проблему, ради которой собрали совещание. Можно далеко уйти от темы и растянуть встречу на три часа. Но это всё мелочи. Зато мы сэкономили время в начале встречи и не стали выяснять, какой результат ждём в итоге.
Да, есть риск так и не решить основную проблему, ради которой собрали совещание. Можно далеко уйти от темы и растянуть встречу на три часа. Но это всё мелочи. Зато мы сэкономили время в начале встречи и не стали выяснять, какой результат ждём в итоге.
Пока все собрались, нужно обсудить как можно больше вопросов. К тому же конкретные ожидания от этой встречи всё равно не были записаны, значит, никто и не заметит смены темы.
Некоторые сотрудники могут начать возмущаться. Им непонятно, почему они должны тратить своё время, пока обсуждаются новые внезапные вопросы. Но это быстро проходит. Со временем каждый научится на совещании заниматься своими делами в смартфоне или просто рисовать шедевры в блокноте.
Некоторые сотрудники могут начать возмущаться. Им непонятно, почему они должны тратить своё время, пока обсуждаются новые внезапные вопросы. Но это быстро проходит. Со временем каждый научится на совещании заниматься своими делами в смартфоне или просто рисовать шедевры в блокноте.
Все эти бюрократические привычки фиксировать конкретные шаги лишают беседу лёгкости. Достаточно пометок в личных блокнотах и фотографии общей доски из переговорной комнаты. Пусть каждый сам определит, что именно ему нужно делать. В конце концов, не зря же мы говорили об этом несколько часов на встрече!
А если возникнут вопросы, просто соберём ещё одно совещание.
А если возникнут вопросы, просто соберём ещё одно совещание.
Компьютеры на совещании нужны только для того, чтобы незаметно читать новости. Да, сейчас есть удобные способы записывать важные мысли и поручения в один общедоступный документ. Да, это можно делать одновременно с компьютеров, планшетов или смартфонов каждого участника встречи. Но всё же лучше поручить запись протокола секретарю. Секретарь давно знает всех участников, так что легко сможет расшифровать, кто и что имел в виду.
Если участник совещания через неделю запутается в протоколе и не выполнит поручения, он всегда сможет свалить всю вину на секретаря. Это снизит стресс от совещаний.
Если участник совещания через неделю запутается в протоколе и не выполнит поручения, он всегда сможет свалить всю вину на секретаря. Это снизит стресс от совещаний.
Всегда приятно послушать умного человека. Или самому высказать свои суждения о мироустройстве. Это отличный способ в середине дня расслабиться и поболтать с коллегами прямо на работе.
Не стоит идти на поводу у тех, кто требует ясно излагать мысль и фиксировать конкретные факты и шаги. И тем более не стоит это делать в общедоступном документе, чтобы каждый видел записи. Всё это превращает совещания в сухие и формальные мероприятия. Вполне достаточно нескольких пометок на общей доске в переговорной. Всё равно её кто-нибудь сфотографирует.
Не стоит идти на поводу у тех, кто требует ясно излагать мысль и фиксировать конкретные факты и шаги. И тем более не стоит это делать в общедоступном документе, чтобы каждый видел записи. Всё это превращает совещания в сухие и формальные мероприятия. Вполне достаточно нескольких пометок на общей доске в переговорной. Всё равно её кто-нибудь сфотографирует.